Diseño de un sistema de monitoreo para el proceso de seguimiento de pares estudiantiles del departamento CREE de la Universidad del Norte

Abstract

The purpose of this project is to design a monitoring system to improve the information management of the student peer tracking process at the Student Success Resource Center (CREE) of Universidad del Norte. The process currently has a heavy reliance on manual tasks, fragmentation of data across multiple platforms, and a lack of formal documents describing how the process is carried out. In order to address this issue, a six-phase methodology was followed consisting of the survey and documentation of the current process (AS IS), design of the future model (TO BE), bot development, validation in test scenarios, construction of visualization dashboards in Power BI and elaboration of an implementation plan. During the analysis of the current process, critical points for improvement and repetitive tasks that could be automated were identified. As a result, a solution based on Robotic Process Automation (RPA) technologies was proposed, using the UiPath platform, with the objective of improving the information management of the PIPE program follow-up process. This automation was complemented with interactive dashboards developed in Power BI, which allow a clear visualization of key indicators of the program, such as the number of peers who completed PIPE, the number of peers certified by CRLA, compliance by modality (asynchronous and synchronous), as well as participation by academic program, among others. The result was a system capable of reducing the total execution time of the process by 56%, thanks to the standardization and automation of the process. In addition, errors in data handling were eliminated, going from 10 cases of reprocessing to 0. This system will allow CREE to periodically update information on the follow-up process and facilitate access to relevant data for the department, peers and other interested parties.

Este proyecto tiene como propósito diseñar un sistema de monitoreo para mejorar la gestión de la información del proceso de seguimiento de pares estudiantiles en el Centro de Recursos para el Éxito Estudiantil (CREE) de la Universidad del Norte. El proceso actualmente presenta una fuerte dependencia de tareas manuales, fragmentación de datos entre múltiples plataformas y ausencia de documentos formales que describan la realización del proceso. Con el fin de abordar esta problemática, se siguió una metodología de seis fases que consistió en el levantamiento y documentación del proceso actual (AS IS), diseño del modelo futuro (TO BE), desarrollo del bot, validación en escenarios de prueba, construcción de tableros de visualización en Power BI y elaboración de un plan de implementación. Durante el análisis del proceso actual, se identificaron puntos críticos de mejora y tareas repetitivas susceptibles de ser automatizadas. Como resultado, se propuso una solución basada en tecnologías de Automatización Robótica de Procesos (RPA), utilizando la plataforma UiPath, con el objetivo de mejorar la gestión de la información del proceso de seguimiento. Esta automatización fue complementada con tableros interactivos desarrollados en Power BI, que permiten una visualización clara de indicadores clave del programa, tales como el número de pares que completaron PIPE, la cantidad de pares certificados por CRLA, el cumplimiento por modalidad (asincrónica y sincrónica), así como la participación por programa académico, entre otros. El resultado fue un sistema capaz de reducir en un 56 % el tiempo total de ejecución del proceso, gracias a la estandarización y automatización del mismo. Además, se logró eliminar los errores en el manejo de datos, pasando de 10 reprocesos a 0. Este sistema le permitirá al CREE actualizar de forma periódica la información del proceso de seguimiento y facilitar el acceso a datos relevantes tanto para el departamento, como para los pares y demás interesados.