INDEXIA: Una herramienta para la gestión inteligente de formatos y archivos judiciales

Abstract

Dentro de la gestión documental de la Rama Judicial en Colombia, ciertos procesos críticos presentan ineficiencias significativas, debido principalmente a que los empleados transcriben de forma manual y repetitiva datos complejos, como el Código Único de Identificación (CUI). Esta alta carga de trabajo operacional, combinada con el requisito de diligenciar formatos oficiales (rótulos de cajas y actas de transferencia), genera cuellos de botella y un alto riesgo de errores al indexar series numéricas extensas como el CUI. Este proyecto tiene como objetivo desarrollar una herramienta inteligente para automatizar la indexación y el rotulado de expedientes dentro de la Rama Judicial, específicamente en el Centro de Servicios de los Juzgados Penales de Barranquilla. Para lograrlo, se estructuró una metodología de seis etapas, que comenzó con un diagnóstico del proceso actual y culminó con una prueba piloto. Tras evaluar las alternativas mediante una matriz multicriterio, se seleccionó la plataforma Google AI Studio y el modelo Gemini 3 Flash por su precisión semántica, procesamiento multimodal y viabilidad en la nube, descartando opciones ineficientes como el OCR tradicional. Como resultado se desarrolló “INDEXIA”, una herramienta integral que extrae selectivamente información de los expedientes, se sincroniza con la base de datos y exporta automáticamente los formatos oficiales. La herramienta fue validada a través de una prueba piloto con una muestra de 8 cajas que contenían 434 expedientes. Los resultados demostraron una reducción drástica en el tiempo de ciclo por caja, pasando de 3.75 horas con el método tradicional a 0.225 horas (13.5 minutos) con la alternativa seleccionada. Esto se traduce en una optimización del 94% en el tiempo de procesamiento de documentos. Se concluye que la integración de la inteligencia artificial mitiga el error humano, optimiza el ciclo operacional y sirve como un modelo tecnológico para la modernización de los despachos judiciales.

Within document management in Colombia's Judicial Branch, certain critical processes exhibit significant inefficiencies, primarily due to employees manually and repetitively transcribing complex data, such as the Unique Identification Code (CUI). This high operational workload, combined with the requirement to complete official forms (box labels and document transfer records), creates bottlenecks and a high risk of errors when indexing extensive numerical series, such as the CUI. This project aims to develop an intelligent tool to automate the indexing and labeling of case files within the judicial branch, specifically in the Services Center of the Criminal Courts of Barranquilla. To achieve this, a six-stage methodology was structured, beginning with a diagnosis of the current process and culminating in a pilot test. After evaluating alternatives using a multi-criteria matrix, the Google AI Studio platform and the Gemini 3 Flash model were selected for their semantic accuracy, multimodal processing, and cloud feasibility, while discarding inefficient options such as traditional OCR. As a result, “INDEXIA” was developed, a comprehensive tool that selectively extracts information from case files, synchronizes with the database, and automatically exports official formats. The tool was validated through a pilot test with a sample of 8 boxes containing 434 case files. The results demonstrated a drastic reduction in cycle time per box, from 3.75 hours with the traditional method to 0.225 hours (13.5 minutes) with the selected alternative. This translates to a 94% optimization in document processing time. It is concluded that integrating artificial intelligence mitigates human error, optimizes the operational cycle, and serves as a technological model for modernizing judicial offices.