Diseño del sistema integrado de gestión de la investigación en la formulación de propuestas

Abstract

La Vicerrectoría de Investigación, Creación e Innovación de la Universidad del Norte gestiona la formulación y presentación de propuestas ante convocatorias de financiación externas. El diagnóstico identificó cuatro fallas estructurales: responsabilidades concentradas sin respaldo formal, ausencia de mecanismos de coordinación con áreas de apoyo, información fragmentada entre herramientas no integradas y falta de control preventivo en puntos críticos, limitando la capacidad institucional de participar competitivamente en convocatorias. Se diseñó un modelo organizacional integrado con ocho componentes que formaliza el proceso en macroetapas, redistribuye roles, establece protocolos de seguimiento con escalamiento institucional e implementa un expediente único en Kati+. El diseño se desarrolló a partir de siete entrevistas, catorce requerimientos, nueve restricciones y evaluación de alternativas mediante el Proceso Analítico Jerárquico. Opera exclusivamente con herramientas existentes, sin inversión tecnológica adicional ni impacto ambiental, y garantiza el manejo de datos conforme a la normativa de protección de datos personales. El modelo reduce el nivel de riesgo del sistema en un 66%, redistribuye la carga del Analista del Frente de 20 actividades sin respaldo a 16 con Accountable definido, y elimina la duplicidad de registros entre plataformas. La validación con actores de la Vicerrectoría confirmó que el diseño ordena la cadena de avales y resuelve la concentración de carga operativa.

The Office of the Vice President for Research, Creativity, and Innovation at Universidad del Norte oversees the development and submission of proposals in response to external funding calls. The assessment identified four structural design flaws: concentrated responsibilities lacking formal support, absence of coordination mechanisms with support units, fragmented information across non-integrated tools, and lack of preventive controls at critical points, limiting the institution's capacity to participate competitively in funding calls. An integrated organizational system model with eight components was designed, formalizing the process into macro-stages, redistributing roles, establishing follow-up protocols with institutional escalation, and implementing a single file in Kati+. The design was based on seven structured interviews, fourteen requirements, nine constraints, and evaluation of alternatives using the Analytic Hierarchy Process. It operates exclusively with existing tools, requires no additional technological investment or environmental impact, and ensures data handling in compliance with personal data protection regulations. The validated model reduces the system's risk level by 66%, redistributes the Front-End Analyst's load from 20 activities without backup to 16 with a defined Accountable, and eliminates duplicate records across platforms. Institutional validation confirmed that the design streamlines the approval chain and resolves the concentration of operational workload.