Diseño del subsistema de ejecución y gestión administrativa de proyectos de investigación

Abstract

Este proyecto aborda ineficiencias del subsistema de ejecución y gestión administrativa de proyectos de investigación. El problema corresponde a una arquitectura y tecnología fragmentada, con falta de interoperabilidad en plataformas, centralización excesiva de decisiones, ambigüedad en roles y ausencia de trazabilidad, generando reprocesos, sobrecarga administrativa, retrasos en legalización y afectación en desempeño institucional. La solución diseñada es un modelo que integra elementos de las alternativas 1 y 2 especificadas. Se busca optimizar flujos de ejecución mediante redistribución de roles, descentralización de aprobaciones operativas e incorporación de mecanismos de seguimiento y trazabilidad en tiempo real. Implementar principios de BMP y RIM, junto a SLA, protocolos de interacción interdepartamental y herramientas de control que garanticen la mejora de la coordinación institucional y sigan protocolos de trazabilidad. El desarrollo se realizó mediante diagnostico AS-IS sustentado en entrevistas, revisión documental y análisis de procesos. Se efectuó un análisis de problemáticas, roles, flujos de información y brecha de diseño, complementado a través de revisión bibliográfica sobre gobernanza universitaria, interoperabilidad y gestión de procesos organizacionales. Con base a las restricciones actuales, se construyó un modelo TO-BE y se evaluaron alternativas de diseño mediante criterios técnicos operativos y organizacionales. El modelo TO-BE proyecta reducir tiempos de ciclo en un 50%, reprocesos en un 55% y carga operativa de auxiliares en un 40%, proteger a la institución de sanciones regulatorias en proyectos de regalías y fortalecer la producción científica al reducir barreras administrativas.

This project addresses inefficiencies in the execution and administrative management of research projects at Universidad del Norte. The problem involves fragmented organizational and technological structures, lack of interoperability between platforms, excessive centralization of decisions, unclear roles, and absence of traceability, leading to rework, administrative overload, delays in project legalization, and impacts on institutional performance.

The proposed solution integrates organizational redesign with control and traceability mechanisms. It aims to optimize execution flows through role redistribution, decentralized operational approvals, and real-time monitoring tools. In addition, BPM and RIM principles, SLA agreements, and interdepartmental protocols are incorporated to improve coordination and ensure end-to-end traceability.

The project was developed through an AS-IS diagnosis based on interviews, document review, and process analysis. A TO-BE model was designed and evaluated using technical, operational, and organizational criteria. Results indicate that the model could reduce cycle times by 50%, rework by 55%, and administrative workload by 40%, while strengthening scientific production and reducing regulatory risks.