Reducción del tiempo del proceso de compras

Abstract

Este proyecto tiene como finalidad la disminución del tiempo del proceso de compras de bienes llevado a cabo por la Coordinación de Logística en PROMIGAS S.A E.S.P, empresa colombiana dedicada al transporte y distribución de gas natural, distribución y comercialización de energía eléctrica, soluciones integradas para la industria y generación de energía. Para darle solución a lo anteriormente planteado, se procedió a recolectar datos que permitieron identificar a través de una simulación, el cuello de botella para el proceso (Licitación). Una vez identificado, se proponen dos alternativas que tienen como finalidad mejorar el proceso. La primera alternativa consiste en que la función de Licitación, que es realizada por un funcionario con alta carga laboral dentro de la empresa, comparta esta función con otro funcionario de menor carga laboral. De manera que el tiempo se reduciría notablemente, así como también existiría un mejor manejo de los recursos con los que cuenta la empresa. Para la segunda alternativa, se propone el uso de una herramienta implementada por el sistema utilizado por la empresa SAP, el cual cuenta con la información de la fecha con la que el usuario necesita el bien, es decir, cada pedido tendría una prioridad o urgencia con que se necesita de este. Así, se reduciría el proceso para la compra de bienes y se cumpliría con el objetivo que tiene este proyecto. En conclusión, a través de estas dos propuestas se demostró que el proceso de compras puede ser optimizado, trayendo beneficios para la empresa PROMIGAS, con respecto a un mejoramiento en el proceso para la compra de bienes, así mismo una mejor calidad para los funcionarios al tener una mejor repartición de tareas.

The goal of this Project is to decrease the time of the buying process of goods that takes place in PROMIGAS S.A E.S.P, Colombian company responsible for the transport and distribution of natural gas, distribution and commercialization of electric energy, and energy generation. In order to decrease this time, we collect all the necessary data that help us to identify the constraint of the process. After we knew which was it, we came up with two alternative solutions. The first one is to share the function called bidding which is made by an employee who make a lot of activities in the company, with another who doesn’t have that many functions. This way the time of the process would decrease, at the same time would be a better management of the resources that the company has. For the second one we purpose to use a tool of a program the company has that is called SAP, this system has the data of the date the user needs the good, so each one of the orders would have a priority ranking. This way the whole process of buying goods would be easier therefore the time of the process would decrease and we would reach the goal of the project as well. In conclusion, through these two alternatives we show that this process can be optimized, bringing benefits for the company PROMIGAS like the improvement of the buying process and a better distribution of assignments for the employees.