Simulation of the process of SIG documentation and payment system in Transelca S.A. E.S.P.

Abstract

En TRANSELCA S.A E.S.P. se manejan aproximadamente 2296 documentos como directivas, procedimientos, instructivos, manuales y facturas por trimestre. En ocasiones el manejo de esta documentación presenta una serie de atrasos, daños o pérdidas lo cual genera contratiempos y no es ideal para la empresa. Uno de los problemas que se presentan es la recolección de firmas para aprobar alguna modificación o actualización que se les realice a los documentos, en ocasiones las personas encargadas de la firma como gerentes, directivos y/o algún otro empleado tardan un tiempo mayor debido a que se encuentran realizando otras actividades dejando de lado la aprobación del documento. Para el proceso de facturas actualmente se está presentando una problemática con relación a que estas son entregadas de manera física al área de contabilidad para su registro y seguidamente su contabilización y en ese paso se generan pérdidas físicas de las facturas. Nuestra propuesta plantea un método el cual se basó en una herramienta tecnológica permitiendo un avance de 146 a 314 documentos aprobados trimestralmente, con respecto al proceso de pago de facturas se disminuyó la cantidad de pagos atrasados en un 10.58%. Otro beneficio si se implementara la plataforma SharePoint y la aplicación Flow para ambos procesos con el método propuesto sería el control y trazabilidad evitando pérdidas de documentos y facturas, además se disminuiría 68.92 minutos el tiempo promedio de espera de un documento y la comunicación entre áreas mejoraría.

Quarterly in TRANSELCA S.A E.S.P. are handled approximately 2296 documents as directives, procedures, instructions, manuals and bills. Sometimes this documentation presents delays, damages or losses which generates setbacks and is not ideal for the company. One of the problems that arise is the collection of signatures to approve any modification or updating of the documents, sometimes the persons in charge of the signature as managers, directors and / or some other employee take a longer time because they are in other activity forgetting the approval of the document. For the process bills, a problem is currently being presented when these are delivered in a physical way to the accounting area for their registration and then their accounting and in that step physical bills losses are generated. Our proposal proposes a method which was based on a technological tool allowing an advance of 146 to 314 documents approved quarterly, with respect to the bill payment process the amount of late payments was reduced by 10.58%. Another benefit if the SharePoint platform and the Flow application were implemented for both processes with the proposed method would be the control and traceability avoiding losses of documents and bills, also the average time waiting of a document would decrease in 68.92 minutes and the communication between areas would improve.