Rediseño del proceso de facturación de contratos múltiples en Gases del Caribe S.A E.S.P a tráves de reingeniería de procesos.

Abstract

En el desarrollo del siguiente proyecto de investigación se analiza el proceso de facturación de la empresa Gases del Caribe S.A E.S.P. Mediante este proceso se obtiene la información del consumo de los usuarios mensualmente, así mismo generar facturas de los servicios prestados durante un ciclo, financiaciones solicitadas y así mismo generar balances correspondientes a los recaudos.

En general, algunas ocasiones existen clientes que tienen múltiple facturación, es decir, que tienen más de un contrato con la empresa. Es importante añadir que el cobro de este tipo de clientes, se realiza de manera individualizada, generando facturas físicas y transacciones repetitivas para las partes relaciones (cliente – empleado), lo que tiene como resultado un incremento en los costos e impacto negativo en el medio ambiente.

Se propone rediseñar el proceso de facturación de Contratos Múltiples, a través de Reingeniería en las actividades del proceso y el diseño de herramientas como lo son la Factura maestra y el informe consolidado, apuntándole directamente a una disminución en el uso del papel, y en las transacciones bancarias. Para realizar lo anterior se utiliza el modelo de Lefcovich y de Hernandis, que está comprendido por 4 y 5 fases respectivamente, las cuales se describirán detalladamente en el cuerpo del trabajo. Finalmente, el objetivo último que se persigue es el buen uso de los recursos para garantizar la satisfacción del cliente tanto interno, como externo de la empresa.

As this research was developed, the billing process in the company Gases del Caribe S.A. E.S.P. was analyzed. Through this process, information on user consumption is obtained monthly, as well as generating bills for the services provided during a cycle, requested financing, and also generating balance sheets corresponding to collections.

In general, in some occasions clients have multiple billings as they have more than one contract with the company. It´s important to add that the collection for this customers must be individualized, generating physical bills and repetitive transactions for every interested party (client-employee), this results in an increase of cost and negative environmental impact. A full redesign of the billing process in multiple contracts, through the reengineering of the activities that make up the process and the design of tools such as “the Master bill” and the consolidated report, looking for a reduction in the use of paper and bank transactions. To do this the Lefcovivh and Hernandis models were used, specifically phases 4 and 5. The objective of this research is the correct use of resources to guarantee the customers´ satisfaction both inside and outside the company.