Sistema de gestión de capital humano para el hospital Universidad del Norte - HUN

Abstract

En la actualidad, las actividades de planificación y planilla del personal disponible para turnos en el Hospital de la Universidad del Norte se realizan de manera rudimentaria. Esto entorpece los procesos que requieren de continuidad, pues se debe manualmente determinar la disponibilidad dependiendo de los turnos vacantes, incapacidades, etc. establecidas por medicina laboral. Esto genera el consumo de una cantidad de tiempo razonable que de manera efectiva se debería enfocar hacia aquellos procesos que requieran mayor prioridad. En este orden de ideas surge la necesidad de gestionar los turnos de los funcionarios ya sea de forma diaria, mensual o incluso anual. Por esto, con el fin de agilizar la asignación, se ha desarrollado un sistema de gestión con acceso integrado mediante una aplicación web responsiva. Bookable, es un aplicativo capaz de desplegar de manera automatizada los turnos mensuales del capital humano, así como también permite modificar las asignaciones realizadas. El sistema se basa en dos módulos operativos. Primeramente, el módulo de administrador permite registrar a los jefes/coordinadores que posteriormente gestionarán los turnos del capital humano. Por otro lado, el módulo de jefes/coordinadores, puede generar los turnos, modificarlos, guardarlos o archivarlos en caso de eventualidades. El algoritmo desarrollado permite filtrar el personal en cuestión para la asignación de turnos laborales, así como también permite reportar dichas asignaciones a través de la exportación de un documento de Excel con los datos de los turnos. La aplicación será probada en un área del departamento de enfermería y se limitará a ser una solución prototipada abierta a mejoras. Finalmente, mediante pruebas de usabilidad y midiendo la tasa de desproporcionalidad perceptible a través de pruebas de funcionalidad, se concluyó que el aplicativo satisface las necesidades de los usuarios finales, permitiendo así su futura incorporación dentro de las prácticas hospitalarias.

Currently, the planning activities of the personnel available for shifts at the Universidad del Norte Hospital are carried out in a rudimentary manner. This hinders the processes that require continuity, since availability must be manually determined depending on vacant shifts, incapacities, etc. established by occupational medicine. This generates the consumption of a reasonable amount of time that should be effectively focused on those processes that require higher priority. In this order of ideas arises the need to manage the shifts of the employees either on a daily, monthly or even annual basis. Therefore, in order to streamline the assignment, a management system has been developed with integrated access through a responsive web application. Bookable is an application capable of automatically displaying the monthly shifts of the human capital, as well as modifying the assignments made. The system is based on two operational modules. Firstly, the administrator module allows to register the managers/coordinators who will subsequently manage the human capital shifts. On the other hand, the manager/coordinator module can generate shifts, modify, save or archive them in case of eventualities. The algorithm developed allows to filter the personnel in question for the assignment of work shifts, as well as to report such assignments through the export of an Excel document with the shift data. The application will be tested in an area of the nursing department and will be limited to a prototyped solution open to improvements. Finally, through usability tests and measuring the rate of disproportionality perceptible through functionality tests, it was concluded that the application meets the needs of end users, thus allowing its future incorporation into hospital practices.