Sistema de administración y control de activo por medio de un sistema de identificación por radiofrecuencia RFID.

Abstract

El laboratorio Álvaro Cepeda Samudio está encargado de realizar préstamos de equipos audiovisuales a estudiantes y funcionarios. Sin embargo, no cuentan con un buen sistema de préstamos y devoluciones, lo cual impide una buena rotación de inventario. Como solución, se planteó utilizar un sistema RFID para identificación automática de los activos y un sistema de gestión en la nube. Se crearon zonas de lectura, una enfocada para la lectura de los equipos y otra para la detección de equipos que salen sin autorización. En esta, se utilizó un dispositivo de salida para implementar un sistema de alarma. Se desarrolló una aplicación de escritorio donde se configuró todo el sistema físico. Para la gestión del sistema se desarrolló una página web para los préstamos mediante lectura RFID, y las devoluciones con lector de códigos de barras. Se desarrollaron páginas web para visualizar los préstamos realizados, los equipos que salen sin autorización, la disponibilidad de los dispositivos y su ubicación para saber en qué bodega del laboratorio están. Adicionalmente, la página web sirve para gestionar las reservas que los estudiantes realicen desde una app móvil, la cual muestra la disponibilidad de los equipos. Por último, se desarrolló una aplicación móvil para visualizar la información y estado de los equipos mediante lectura de códigos de barra. Además, tiene la función de aprobar o desaprobar la salida del equipo. Para la infraestructura en la nube, se utilizó una base de datos en MySQL, un repositorio en GitHub para almacenar el código y Clever Cloud como servicio en la nube para desplegar la página y las apps. Se validó el funcionamiento del sistema realizando encuestas a los usuarios. Los resultados fueron satisfactorios, se logró una reducción en el tiempo de préstamos, mayor control en la rotación del inventario y un aumento en la seguridad del laboratorio. Cumpliendo el objetivo general del proyecto, mejorar el sistema de préstamos y suplir las necesidades del LACS.

The Álvaro Cepeda Samudio laboratory is in charge of making loans of audiovisual equipment to students and officials. However, they do not have a good system of loans and returns, which prevents good inventory control. As a solution, it was proposed the use an RFID system for automatic identification of assets and a management system in the cloud. Reading zones were created, one focused for the reading of the equipment and another zone for the detection of equipment that leaves without authorization. Also, an output device was used to implement an alarm system. A desktop application was developed where the entire physical system was configured. For the management of the system, a website was developed for the loaning process by RFID reading and returns with a barcode reader. Web pages were developed to visualize the loans made, the equipment that leaves without authorization, the availability of the devices and their location to know in which warehouse of the laboratory they are. Additionally, the website serves to manage the reservations that students make from a mobile app, which shows the availability of the equipment. Finally, a mobile application was developed to visualize the information and status of the equipment by reading barcodes. In addition, it has the function of approving or disapproving the permission of the device. For the cloud infrastructure, a database in MySQL, a repository on GitHub to store the code, and Clever Cloud as a cloud service were used to deploy the page and apps. The operation of the system was validated by conducting user surveys. The results were satisfactory, a reduction in loaning process time, greater control in inventory management and an increase in laboratory safety were achieved. Fulfilling the general objective of the project, improving the loan system and meeting the needs of the LACS.