Mejora de la eficiencia operativa en trading solutions s.a.s a través de la automatización del proceso de asignación y revisión de facturas

Abstract

El presente proyecto propone diseñar una herramienta innovadora para optimizar el proceso de revisión de facturas en TRADING SOLUTIONS S.A.S. Actualmente, los operadores enfrentan problemas significativos al revisar múltiples correos electrónicos para identificar sus facturas, generando una carga de trabajo excesiva y afectando la eficiencia y precisión operativa.

Se plantea implementar una interfaz digital que permitirá a cada operador visualizar exclusivamente sus facturas, eliminando tareas innecesarias. Además, se diseñará una base de datos estandarizada y automatizada en Google Sheets para almacenar información clave, integrándose con la interfaz para garantizar actualizaciones automáticas y mejorar la productividad.

El desarrollo del proyecto incluye una revisión de estudios previos y una simulación en el software ARENA que representa el proceso actual (As-Is) y el mejorado (To-Be). Los resultados demuestran mejoras significativas en eficiencia, transparencia y trazabilidad. Finalmente, las proyecciones del volumen de facturas evidencian que esta solución será esencial para manejar el crecimiento proyectado, beneficiando el desempeño operativo y los tiempos de respuesta.

This project proposes designing an innovative tool to optimize the invoice review process at TRADING SOLUTIONS S.A.S. Currently, operators face significant challenges as they must review multiple emails to identify their invoices, resulting in an excessive workload and negatively impacting operational efficiency and accuracy.

The implementation of a digital interface is proposed, allowing each operator to view only their assigned invoices, eliminating unnecessary tasks. Additionally, a standardized and automated database will be designed in Google Sheets to store key information. This database will integrate with the interface to ensure automatic updates, enhancing productivity.

The project development includes a review of prior studies and a simulation in ARENA software, representing the current process (As-Is) and the improved one (To-Be). The results demonstrate significant improvements in efficiency, transparency, and traceability. Finally, invoice volume projections highlight that this solution will be essential for managing projected growth, benefiting operational performance and response times.