Diseño e implementación del sistema de gestión integral de indicadores optimizando el seguimiento y control en el grupo Petromil

Abstract

El proyecto nace de la necesidad de centralizar y unificar el monitoreo de los indicadores clave de desempeño (KPIs) en todos los procesos de la organización. Actualmente, los KPIs se gestionan de manera independiente, lo que dificulta la identificación de desviaciones, el análisis uniforme y la toma de decisiones correctivas oportunas, lo que pone en riesgo la consolidación de la certificación ISO 9001. El objetivo principal del proyecto fue desarrollar un sistema de monitoreo centralizado para estandarizar la gestión de los KPIs en la organización. Para ello, se diseñó una herramienta en Excel con un dashboard interactivo que permite visualizar los datos en tiempo real, generar alertas automáticas y analizar las métricas de desempeño de manera eficiente. Además, se implementaron procesos estandarizados para la recolección y el análisis de los indicadores en todos los departamentos. La metodología utilizada incluyó la identificación de requisitos a través de entrevistas con los responsables de cada proceso, el desarrollo técnico de la herramienta, y la implementación de una fase piloto en la que se capacitó al personal y se realizaron ajustes basados en la retroalimentación obtenida. Los resultados iniciales mostraron una mejora significativa en la socialización de la metodología (+11.62%) y en el reporte de mediciones (+10.13%). Se espera que, a largo plazo, esta herramienta contribuya al fortalecimiento operativo de Grupo Petromil y facilite la obtención y mantenimiento de la certificación ISO 9001. Se recomienda continuar con el monitoreo de los KPIs y realizar análisis periódicos para evaluar el impacto acumulado de la herramienta.

The project arose from the need to centralize and unify the monitoring of key performance indicators (KPIs) across all processes within the organization. Currently, KPIs are managed independently, making it difficult to identify deviations, perform uniform analysis, and take timely corrective actions, which puts the consolidation of the ISO 9001 certification at risk. The main objective of the project was to develop a centralized monitoring system to standardize KPI management across the organization. To achieve this, an Excel-based tool with an interactive dashboard was designed, allowing real-time data visualization, automatic alerts, and efficient analysis of performance metrics. Additionally, standardized processes for collecting and analyzing indicators were implemented across all departments. The methodology included identifying requirements through interviews with process users, the technical development of the tool, and the implementation of a pilot phase, during which staffs were trained and adjustments were made based on feedback received. Initial results showed a significant improvement in the dissemination of the methodology (+11.62%) and in the reporting of measurements (+10.13%). It is expected that, in the long term, this tool will contribute to the operational strengthening of Grupo Petromil and facilitate the achievement and maintenance of ISO 9001 certification. It is recommended to continue monitoring the KPIs and conducting periodic analyses to assess the accumulated impact of the tool.